Assemblée générale de notre Association, le 11 janvier 2008 à 18h30, à Ay, Villa Bissinger
 
Le 11 janvier 2008 à 18h30, les membres de l'association se sont réunis en Assemblée générale Ordinaire à la Villa Bissinger, 15 rue Jeanson à Ay sur convocation écrite en date du 19 décembre 2007.
L'Assemblée est présidée par M. Ballu assisté de Mlle Rachel Payan en qualité de secrétaire générale et M. Francis Dumelié en qualité de trésorier.
Il a été établi une feuille de présence qui a été signée par tous les membres présents et qui demeure annexée au présent procès-verbal.
La dite feuille permet de constater que 6 membres sur 13 sont présents. En conséquence le quorum est atteint et l'Assemblée peut valablement délibérer sur l'ordre du jour suivant :
Rapport moral
Rapport financier
Remplacement d'un membre sortant
Activité 2006-2007
Projets 2008
Divers
M. Ballu, président de l'association, ouvre la scéance et remercie les membres présents d'avoir bien voulu assister à cette Assemblée Générale. Il excuse M. Franck Leroy, Mme Marie-France Banette, M. Jacques Damiens, M. Raymond Lemaire, M. et Mme De Billy qui pour des raisons professionnelles ou personnelles ont prévenu l'association de leur absence.
M. Ballu précise que l'assemblée générale ordinaire se tiendra désormais en début d'année (au lieu d'octobre)afin que l'activité de l'association se place sur l'année civile, et entre autres, pour faciliter les comptes et les démarches de subventions.
I. Rapport moral
Le président fait ensuite état de son rapport moral (ponctué par l'intervention de ses deux assistants).
L'activité de l'année 2006-2007 bien que calme en terme d'actions de terrain a été marquée par la mise à disposition d'un local en juin 2007 et ce par la municipalité d'Aÿ. Ce local peut accueillir le fonds photographique et le matériel associé, permet une manipulation du fonds en vue de sa numérisation ainsi voire même à terme l'installation d'un petit laboratoire. 2007 s'est ainsi consacré essentiellement à l'aménagement de ce petit local.
Cette situation a permis de pouvoir relancer les projets d'exposition et d'action " Portraits de village " laissé en suspend depuis fin 2005 ainsi que de répondre aux commandes de photographies.
Des activités ont en effet continué leur cours grâce à l'implication de ses membres. C'est ainsi que l'action photographique réalisée autour de l'anniversaire du jumelage de Aÿ-Besigheim a permis de ramener quelque gains à l'association. Deux bulletins ont également été édités. Le site Internet s'est développé et la fréquence des consultations montre son efficacité. Enfin, la saisie et numérisation du fonds s'est également poursuivie. Le temps a été aussi à le réflexion en vue du redémarrage des projets mise entre parenthèse pendant plus d'un an.
2008 devrait donc être pour l'association une année de réalisation.
Vote du rapport moral :
Le rapport moral est adopté à l'unanimité.
II Rapport financier (voir annexe)
 
Nous recalons notre année d'exercice avec l'année civile. Ainsi, les comptes sont clos au 31 décembre 2006 au lieu du 30 octobre 2006.
Adopté à l'unanimité
III. Remplacement d'un membre sortant
M. Ballu reprend la parole pour signaler la démission, de M. Raymond LEMAIRE, de sa place de secrétaire adjoint, ce dernier prenant d'autres responsabilités. Il reste néanmoins membre de l'association.
Marie France Banette, excusée, s'est proposée pour lui succéder, la résolution a été votée à l'unanimité. Mme Bannette est élue pour un an comme secrétaire adjointe, le renouvellement au tiers du Conseil d'administration devant se faire l'an prochain.
IV. Rapport des activités 2006-2007 :
Mlle Payan et M. Dumelié font ensuite le point sur les activités menées par l'association sur l'année 2006-2007.
Une séance de prises de vue par Hubert Ballu réalisée pour l'anniversaire du jumelage Ay - Besigheim les 21 et 22 janvier 2006 a permis la vente de clichés au bénéfice de l'Association.
En avril, Hubert Ballu et Jean Eric Billet ont tenu le stand de notre association à l'Exposition d'Amicarte 51 qui, pour la 2° année, nous a gentiment offert de participer à cette manifestation régionale.
Depuis juin 2007, la mairie d'Aÿ a mis à disposition de l'association un local après avoir refait peinture, électricité, et construit une pièce isolée, réservée au stockage de nos collections. En 5 mois, les plaques de verre ont été transferrées et rangées dans leur emplacement définitif.
Avant celà, deux membres de l'association (Jean Eric Billet et Francis Dumelié) ont posé un carrelage du plus bel effet, évitant toute source de poussière, offert par la Municipalité.
Le local est suffisamment grand pour un accès facile aux plaques et la réalisation de leur numérisation.
Celle-ci s'est poursuivie activement. Actuellement, toutes les photos constituant le fonds " Champagne " sont numérisées (un millier de plaques) et le fonds " local " est numérisé jusque dans les années 1950.( environ 2000 plaques)
Une pièce pourra à terme être destinée à la mise en place d'un laboratoire.
Deux bulletins ont été édités cette année et diffusés outre auprès de tous les membres à toutes les collectivités concernées par le fonds Poyet et aux acteurs culturels du territoire.
Les bulletins sont tous mis en ligne sur le site de l'association.
Le site Internet apparaît comme une l'interface de communication la plus efficace actuellement. Sa fréquentation est en effet croissante.
Francis Dumelié a commencé à mettre en ligne un certain nombre de galeries photographiques concernant les maisons de Champagne.
Ce sont les recherches par " nom " de particuliers qui renvoient les internautes sur le site.
De nombreuses demandes de tirages sont satisfaites depuis peu, les plaques étant enfin accessibles. Sur le seul mois de décembre, une centaine de demandes ont été satisfaites, apportant des recettes nouvelles à notre association.
Chiffres fréquentation:
14 666 visites du site pour 2006 soit une quarantaine par jour !
Afin de valoriser et de faciliter l'usage du fonds, saisie informatique des registres et numérisation se sont poursuivies, malheureusement seuls trois adhérents 's'y collent'. Un peu plus de 30 000 fiches sont établies. Il en reste 70 000 à rédiger...
Invité par le Rotary d'Epernay, Francis Dumelié, accompagné de Rachel Payan, a présenté le fonds photographique Poyet et l'Association. Grand intérêt chez les participants, qui laisse espérer de nouvelles adhésions, et peut être un partenariat pour certaines actions.
La Ville d'Epernay a adhéré à notre Association, et une solide collaboration est entrain de s'établir entre les archives, en la personne de Francis Leroy, et le Musée, dont le conservateur, Monsieur Charpy, a accepté de présenter à Rachel Payan les quelques 500 plaques issues du fonds Poyet achetées par le Musée il y a des années.
Une première Maison de Champagne, Montaudon de Reims, a également adhéré.
A l'automne, les Archives de la Marne ont proposé une exposition autour des photographes de la fin du 19ème siècle dans la Marne, et à Chalons en Champagne plus particulièrement. Cette exposition a le mérite de proposer un regard sur le métier de photographe de cette époque. L'association pourra envisager d'accueillir l'exposition dans le cadre de certaines de ses actions.
V - Les projets 2008
Inauguration du local :
Etant donnée la taille du local il paraît difficile d'organiser une inauguration dans le local. Un geste de remerciement est à envisager néanmoins pour remercier la collectivité..
Action Marché de noël de la CCGVM 2008
Une action a été proposée fin 2007 par le Conseil d'administration mais a été finalement annulée. Une société de photographie était déjà prévue dans les écoles. On peut déjà penser à une action et notre présence sur le marché de noël 2008. Marie-France propose que nous tenions un stand et de vendre des photos d'enfants que Guillaume Gellert aura prises
dans les jours précédents dans les écoles du village d'accueil.
Le stand pourra présenter quelques photos du fonds également et des bulletins afin de mieux faire connaître notre activité.
Amicarte 51 nous invite comme les deux années précédentes à sa bourse annuelle, nous sortirons de nos collections un grand nombre de photos sur le thème de la Publicité. Cette manifestation a lieu le 6 avril 2008
 
Action " Portaits de Village "
Les actions villages reprendront au printemps 2008. Afin de faciliter l'action il est prévu à chaque fois de passer par une école et le réseau local. Les villages suivants sont envisagés :
Bisseuil et Tour sur Marne (école et contact : M. Truchon-Bartès)
Ludes : M. Le Maire de Ludes, adhérent à titre personnel, est présent à l'assemblée. Il a pu nous informer qu'une action de ce type avait déjà été initiée en 2007 dans le village. Il est convenu de proposer en ce cas un accueil de l'exposition à l'automne 2008 (en cours de réalisation), une réalisation de portraits des villageois d'aujourd'hui et de convenir avec la mairie d'une possibilité pour l'association de numériser les images collectées l'an passé.
Grauves (association locale, école)
Le suivi est pris en charge par Marie-France et Rachel.
 
Exposition Photographique
Un projet d'exposition photographique de présentation du fonds est en préparation avec une inauguration prévue en juin 2008.
La numérisation pour visionner les clichés sera bientôt finie, une ou deux réunions courant janvier permettront de faire le choix des clichés à développer pour l'exposition.
L'exposition circulera ensuite dans d'autres communes notamment Epernay.
Le suivi est pris en charge par Francis et Rachel.
 
4 Questions diverses
Le conservatoire de l'image
Comment motiver une action pour réaliser des photos des communes de la Région CA pour alimenter le fonds moderne ?
Le stockage Des photos numérisées en gros volume.La numérisation des plaques en haute qualité implique un volume qui dépasse nos possibilités actuelles de stockage. Guillaume propose un stockage double sur disques durs externes. Il peut prendre en charge une partie du stockage
Un achat d'autres disques durs réservés au stockage est ainsi à prévoir.
Le contrat de droit de reproduction- service du fonds Poyet
La question du contrat entre l'association et la personne qui achète des droits d'exploitation a été soulevée. Il paraît important de faire un contrat assurant que le client, surtout dansle cadre d'usage commerciaux ou d'exposition, a bien pris connaissance de l'usage des droits qui lui sont vendus avec les photographies.
 
L'ordre du jour étant épuisé et personne ne demandant plus parole, M. Ballu déclare la scéance levée à 20h15.
 
Ay, le 11 janvier 2008